Bir ürünün kalitesi çoğu zaman tedarikçinin kalitesiyle başlar. ISO 9001'in 8.4 maddesi, dışarıdan sağlanan süreç, ürün ve hizmetlerin gereksinimlere uygunluğunu güvence altına almak için tedarikçilerin değerlendirilmesini, seçilmesini, performanslarının izlenmesini ve yeniden değerlendirilmesini ister; bu faaliyetlerin kriterleri belirlenmeli ve sonuçları kayıt altına alınmalıdır. Otomotivde IATF 16949, havacılıkta AS9100 bu gereklilikleri daha da sıkılaştırır.
Bu rehberdeki kontrol listelerini yeni bir tedarikçinin onay dosyası veya yıllık yeniden değerlendirme için çalışma listesi olarak kullanabilirsiniz.
Tedarikçi yaşam döngüsü
- 01Ön değerlendirmeAnket ve belgeler
- 02OnayDenetim, numune
- 03Onaylı tedarikçiSatın alma serbest
- 04Performans izlemePuan kartı
- 05Yeniden değerlendirmeGeliştirme veya çıkarma
Her tedarikçi aynı derinlikte değerlendirilmez. Ofis malzemesi tedarikçisi ile kritik bir döküm parçasını üreten tedarikçiye aynı süreci uygulamak kaynak israfıdır. Bu nedenle ilk adım, tedarikçileri risklerine göre sınıflandırmaktır.
Segmentasyon ve risk sınıfı
| Sınıf | Tanım | Örnek | Değerlendirme derinliği |
|---|---|---|---|
| A – Kritik | Ürün güvenliği, uygunluğu veya müşteri gereksinimini doğrudan etkiler | Kritik parça, özel proses (kaplama, ısıl işlem), kalibrasyon hizmeti | Saha denetimi, numune onayı, aylık puan kartı |
| B – Önemli | Ürüne girer ancak kontrol edilebilir veya alternatifi vardır | Standart bileşen, ambalaj, lojistik | Anket ve belge kontrolü, üç aylık puan kartı |
| C – Genel | Ürün kalitesini etkilemez | Ofis malzemesi, genel hizmetler | Basit kayıt, yıllık değerlendirme |
Sınıflandırmada etki ile birlikte tedarik riskini de değerlendirin: tek kaynak olma, ülke ve lojistik riski, finansal durum, kapasite ve bilgi güvenliği erişimi. Sizin verilerinize veya sistemlerinize erişen bir yazılım ya da bakım tedarikçisi, satın alma tutarı küçük olsa bile yüksek riskli olabilir.
Ön değerlendirme
Onay: denetim ve numune
A sınıfı tedarikçiler için onay, belgelerin ötesinde sahada doğrulama gerektirir. Tedarikçi denetimi, kalite yönetim sisteminin kâğıt üzerinde değil üretimde çalışıp çalışmadığını görmek içindir. Denetim sonrası numune veya ilk parça onayı ile ürünün gereksinimleri karşıladığı doğrulanır; otomotivde bu adım PPAP (Üretim Parçası Onay Süreci) olarak yürütülür.
- 01Denetimi planlayın
Kapsamı, denetçileri ve kontrol listesini belirleyin; tedarikçiye ajandayı önceden gönderin.
- 02Süreci yerinde izleyin
Girdi kontrolünden sevkiyata kadar ürünün yolunu takip edin; kayıtları örnekleme ile kontrol edin.
- 03Bulguları sınıflandırın
Majör, minör ve gözlem olarak ayırın; majör bulgu varsa onay kapanana kadar bekletilir.
- 04Numune ve ilk parça onayı
Ölçüm raporu, malzeme sertifikası ve gerekiyorsa fonksiyon testi ile ürünü doğrulayın.
- 05Onay kararı
Koşulsuz onay, koşullu onay (aksiyon planıyla) veya ret kararını gerekçesiyle kaydedin.
Performans izleme: puan kartı
Onaylı tedarikçiler düzenli ve ölçülebilir kriterlerle izlenir. Puan kartı tedarikçiyle paylaşılmalıdır; amaç cezalandırmak değil, sorunları erken görmek ve birlikte iyileştirmektir.
| Kriter | Ölçüm | Örnek ağırlık |
|---|---|---|
| Kalite | Hatalı parça oranı (PPM), red edilen lot oranı | %40 |
| Teslimat | Zamanında ve tam teslim oranı (OTIF) | %30 |
| Yanıt verme | 8D / düzeltici faaliyet yanıt süresi ve etkinliği | %15 |
| Ticari ve iletişim | Fiyat istikrarı, teklif süresi, iletişim kalitesi | %10 |
| Sürdürülebilirlik ve uyum | Belge geçerliliği, çevre ve İSG uyumu | %5 |
| Toplam puan | Sınıf | Aksiyon |
|---|---|---|
| 90–100 | Tercihli | Yeni işlerde öncelik, denetim sıklığı azaltılabilir |
| 75–89 | Onaylı | Rutin izleme |
| 60–74 | Koşullu | İyileştirme planı istenir, aylık takip |
| 0–59 | Riskli | Yeni sipariş durdurulur, alternatif kaynak aranır |
Sık yapılan hatalar: Onaylı tedarikçi listesini bir kez oluşturup güncellememek; sertifika son kullanma tarihlerini takip etmemek; puan kartını tedarikçiyle paylaşmamak; tüm tedarikçilere aynı ağırlıkları uygulamak; tedarikçi kaynaklı uygunsuzlukları puan kartına bağlamamak.
Yeniden değerlendirme ve geliştirme
- Yeniden değerlendirme sıklığı risk sınıfına göre belirlenir: A sınıfı yılda en az bir, B sınıfı iki yılda bir.
- Majör uygunsuzluk, müşteri şikâyeti veya değişiklik bildirimi olağan dışı değerlendirmeyi tetikler.
- Koşullu ve riskli tedarikçiler için ortak geliştirme planı hazırlanır ve termine bağlanır.
- Tedarikçiden çıkarma kararı, alternatif kaynağın onaylanmasından sonra uygulanır.
- Tedarikçi riskleri kurumsal risk kaydına (özellikle tek kaynak riskleri) işlenir.
Sonuç
Etkili tedarikçi yönetimi; risk bazlı segmentasyon, kanıta dayalı onay, şeffaf bir puan kartı ve düzenli yeniden değerlendirmeden oluşur. OREL QMS tedarikçi onay dosyalarını, denetimleri, tedarikçi kaynaklı uygunsuzlukları ve 8D yanıtlarını tek yerde tutar; OREL MRP ise girdi kontrol ve teslimat verisini puan kartına otomatik olarak aktarır.