Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("İmha Politikası"), ORELSİS BİLİŞİM MAKİNE OTOMASYON SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("ORELSIS" veya "Şirket") tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ile silinmesi, yok edilmesi ve anonim hâle getirilmesine ilişkin usul ve esasları, 6698 sayılı Kanun'un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirler. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkeler KVKK Politikası'nda yer alır.
Kapsam
İmha Politikası; müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize ve bunların yetkili ve çalışanlarına, çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza ve web sitesi ziyaretçilerimize ait olup tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar.
Kayıt ortamları
- Elektronik ortamlar: sunucular, bulut hizmetleri, e-posta hesapları, CRM, ERP, muhasebe ve proje yönetimi yazılımları, şirket bilgisayarları ve paylaşımlı disk alanları
- Fiziksel ortamlar: sözleşme ve fatura dosyaları, kartvizitler, birim dolapları ve arşiv
Şirket, ileride kullanmaya başlayacağı diğer kayıt ortamlarını da bu Politika kapsamına dahil eder.
Saklama ve imhayı gerektiren sebepler
Kişisel veriler; açık rıza, kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, alenileştirme, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve meşru menfaat gibi Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde sayılan işleme şartlarından biri devam ettiği sürece saklanır. Bu şartların tamamının ortadan kalkması hâlinde veriler, re'sen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir.
Güvenlik tedbirleri
Saklama sürecinde kişisel verilerin güvenliği için KVKK Politikası ve Bilgi Güvenliği Politikası'nda açıklanan teknik ve idari tedbirler uygulanır: görev bazlı erişim yetkilendirmesi, şifreli bağlantı, kayıt tutma, yedekleme, zafiyet yönetimi, çalışan eğitimi ve gizlilik taahhütleri.
İmha yöntemleri
Silme
Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir. Veri tabanlarında ilgili kayıtlar veri tabanı komutlarıyla silinir; dosyalar işletim sistemi veya uygulama üzerinden silinir ya da ilgili kullanıcıların erişim yetkileri kaldırılır; bulut ve e-posta hizmetlerindeki veriler sağlayıcının silme işlevleriyle silinir. Kâğıt ortamdaki veriler geri okunamayacak şekilde karartılır.
Yok etme
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir. Kâğıt belgeler evrak imha makinesiyle parçalanır; kullanım dışı kalan disk ve depolama birimleri güvenli silme yazılımlarıyla üzerine yazılarak veya fiziksel olarak imha edilerek yok edilir.
Anonim hâle getirme
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Maskeleme, gruplama, genelleştirme ve toplulaştırma gibi yöntemler kullanılır. Anonim veriler istatistik ve ürün geliştirme amacıyla kullanılabilir.
Sorumlular
| Unvan | Sorumluluk |
|---|---|
| Genel Müdür | Politika'nın onaylanması, gerekli kaynakların sağlanması ve uygulanmasının gözetilmesi |
| KVKK Uyum Sorumlusu | Kanun, ikincil mevzuat ve Kurul kararlarına uyumun takibi; periyodik imhanın planlanması ve kayıt altına alınması; ilgili kişi başvurularının yönetimi |
| Bilgi Teknolojileri Sorumlusu | Elektronik ortamlardaki verilerin saklanması, yedeklenmesi ve teknik olarak imhası; erişim yetkilerinin yönetimi |
| Birim yöneticileri | Kendi süreçlerindeki verilerin saklama sürelerine uygun tutulması ve imha edilmesi |
Veri kategorileri ve kişi grupları
| Kişi grubu | Veri kategorileri |
|---|---|
| Potansiyel müşteri ve web sitesi form kullanıcısı | Kimlik, iletişim, mesleki bilgi, müşteri işlem |
| Müşteri ve müşteri yetkilisi / çalışanı | Kimlik, iletişim, mesleki bilgi, müşteri işlem, finans, hukuki işlem |
| Tedarikçi ve iş ortağı yetkilisi / çalışanı | Kimlik, iletişim, mesleki bilgi, finans, hukuki işlem |
| Çalışan adayı | Kimlik, iletişim, özgeçmiş, eğitim ve mesleki deneyim |
| Çalışan | Kimlik, iletişim, özlük, finans, eğitim, sağlık (iş sağlığı mevzuatı kapsamında) |
| Web sitesi ziyaretçisi | İşlem güvenliği (IP, tarayıcı, erişim kayıtları), onay hâlinde pazarlama ve çerez verileri |
| Bülten abonesi | İletişim, pazarlama, ticari elektronik ileti onay kaydı |
Saklama ve imha süreleri
| Süreç / veri | Saklama süresi | İmha |
|---|---|---|
| İletişim, demo, destek ve iş ortaklığı form talepleri (sözleşmeye dönüşmeyen) | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Teklif, sözleşme ve müşteri ilişkisi kayıtları | Sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl (TBK m.146, TTK m.82) | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Fatura, muhasebe ve finans kayıtları | İlgili takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl (TTK m.82, VUK m.253) | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Teknik destek ve servis kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| İş başvurusu (işe alınmayan aday) | Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 6 ay; açık rıza hâlinde 2 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Çalışan özlük dosyası | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Web sunucusu erişim ve güvenlik kayıtları | 2 yıl (5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler) | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Bülten aboneliği ve ticari elektronik ileti onayı | Onay geri alınana kadar; onay kaydı geri alma tarihinden itibaren 3 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
| Çerez tercihi | Tarayıcınızda, siz silene kadar | Tarayıcı ayarlarından kullanıcı tarafından |
| İlgili kişi başvuruları ve yanıtları | Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 10 yıl | Sürenin bitimini izleyen ilk periyodik imhada |
Mevzuatta daha uzun bir süre öngörülmesi veya devam eden bir uyuşmazlık bulunması hâlinde veriler bu süre veya uyuşmazlık sonuçlanıncaya kadar saklanır.
Periyodik imha
Yönetmelik uyarınca, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi izleyen ilk periyodik imha işleminde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Periyodik imha, altı aylık aralıklarla yılda iki kez gerçekleştirilir. İlgili kişinin imha talebi hâlinde, işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa veriler en geç otuz gün içinde imha edilir. Tüm imha işlemleri kayıt altına alınır ve bu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanır.
Güncellemeler
İmha Politikası, mevzuat ve iş süreçlerindeki değişikliklere göre gözden geçirilir ve güncellenir. Güncel sürüm bu sayfada yayınlanır.